印刷企业如何准备投标文件

　　分析和满足客户的核心需求，是每一个成功的印刷企业需要具备的基本要素。了解和掌握招标方对招标项目的核心需求，既是中标的关键所在，也是在印刷业务项目实施中要重点关注的内容。对于每一个招标的印刷业务而言，招标方都会对招标项目的价格、材料、质量、工期、物流、服务等多个方面提出具体的要求。但每一个招标项目都有需求的重点：有的侧重工价，有的侧重于选用的原材料和质量，还有的则侧重于交货期。在一定程度上，投标项目的侧重点就是该项目中标的硬约束。只有在硬约束的条件满足的情况下，招标方才会再去考虑其他的要素。如某一招标项目的重点是工期，要求在指定的一周内完成印刷业务，如果某投标方因近期业务量多，不能在最近的一周内完成印刷业务，无法满足工期要求，即便是该投标方在价格和质量方面超出竞标对手很多，但因为不能满足工期这一项硬约束，因此也不能中标。很多政府采购项目或者事业单位的印刷业务采购项目，都由于有项目资金支出进度的硬性约束，对交货期有严格规定，投标的印刷企业就要好好地掌握这个特点。又如某一招标印刷项目的重点是质量，要求印制精美、印品精致，如果投标方在设备、技术等方面不能满足招标方对印品的质量要求，即便是该投标方在价格和工期方面远超竞标对手，但因为不能满足质量这一项硬约束，中标的概率也会特别低。当然，更多的印刷业务招标项目的重点是价格，投标的印刷企业就要想办法精心设计印品工艺、减少和优化印刷流程、降低印刷过程中的损耗，减少直接、间接成本，在相同的质量水平和服务水平的情况下，提供更低的价格，从而一举中标。

　　因此，投标方应认真解读招标项目信息，尽力捕捉招标方对招标项目的核心需求，并在投标文件中重点说明企业会如何采取有效措施，满足招标方的需求重点。

　　投标文件应尽量采用规范的质量标准和技术要求

　　印刷产品具有较强的评价主观性，同样的印刷产品，评价者由于其审美偏好、色彩感觉等的不同，得出的评价结论也不一样。采用单纯的技术与质量指标很难准确评价印刷品质量。因此，虽然印刷产品在印前、印刷和印后过程中都有行业标准，但在投标或签订合同时较少使用相应的行业标准，转而采用“追样”的方式，即先根据招标方要求制作一个印刷样品，在得到招标方的质量认可后，使批量生产的印品与样品保持相对一致的做法。虽然“追样”的做法在印刷业中运用较为普遍，但也给投标方埋下了隐患和风险。因为样品生产所采用的设备和工艺与批量生产不同，即使都是批量生产的产品，由于生产设备和生产员工不同，不同批次的产品难以达到套印、墨色等完全一致，更不能保证批量生产的产品与样品完全一致，这就导致在履行合同时很容易出现对质量评价的分歧。因此，印刷企业在制订投标文件时，要尽量做到用数据说话，不能用数据表达的要用适当的规范术语写明，最大限度地避免履约时的分歧。为使这一工作规范、有序，印刷企业技术部门应根据国家的有关标准，包括印刷纸张等原辅材料标准和印刷产品标准，结合企业的实际能力，提出不同等级的定量的质量标准，以便根据招标项目提出自己的相应的质量标准，这样方能有效避免履约时只定性而未定量带来的隐患和风险。

　　值得一提的是，印刷企业的投标书不仅仅是获取印刷业务的重要文件，也是印刷企业向招标方展示企业自身实力、宣传企业取得的业绩、获取招标方对企业的认同感的重要文件。因此，印刷企业无论中标与否，都不能轻易地只关注招标结果，要重视每一次参与投标的机会。即便是因为各种原因没有中标，也要通过参与投标过程，向中标的其他印刷企业学习，认真审查自身的不足，寻找与中标企业存在的差距，特别是在准备投标文件中出现的问题，并对所参与的投标进行统计技术分析，找出改进和努力的方向，分析出比较适合自身能力的招标项目，努力提高中标率。

　　总之，印刷企业通过投标承揽任务是一项涉及企业各环节和各方面的工作，投标文件的好坏，不仅仅是靠写出来的，更是靠企业在长期生产经营过程的积累中不断提升管理水平，在生产实践中做出来的。每一个参与投标的印刷企业，应着眼于提高自身的软实力，提高管理水平和服务能力，寻找符合自身优势或特长、竞争范围相对合理的项目，提高中标机会，从招投标的广阔市场空间中，分到与自身能力更加匹配的那块蛋糕。

　　(本文作者任职于北京印刷学院经济管理学院)